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Unser DSGVO Update

Aktuell vergeht kein Tag, an dem man nichts von der Datenschutzgrundverordnung hört. Pünktlich zur Deadline am 25. Mai haben auch wir sämtliche Anforderungen umgesetzt. Sollten wir personenbezogene Daten von Ihnen erhoben haben, werden diese aktuell nur durch unsere zwei Dienstleister verarbeitet: Microsoft verarbeitet in Office 365 für uns sämtliche E-Mail Kommunikation mit unseren Kunden. Dadurch werden sämtliche E-Mailadressen dort zentral gespeichert. Da wir keine Newsletter versenden, werden wir auch keine werbende Kontaktaufnahme durchführen und die Adressen rein zum Abrechnen oder zur Information anstehender oder geleisteter Tätigkeiten nutzen.

Ein weiterer Dienstleister ist billomat.de, die für uns das Rechnungswesen übernehmen. Angebote, Rechnungen und Mahnungen werden dort verarbeitet. Personenbezogene Daten enthalten neben den rechtlich notwendigen Angaben (Firmenname, Ansprechpartner, Adresse, Bankverbindung) zusätzlich E-Mailadressen und / oder Telefonnummern unseres Ansprechpartners.

Mit beiden Dienstleistern besteht ein schriftlicher Datenverarbeitungsvertrag, der auf Nachfrage gerne per E-Mail zugestellt werden kann.

dunkelberg it Solutions setzt auf Billomat und Office 365

Als kleiner 1-Mann-Betrieb möchte man seinen Verwaltungsaufwand gerne so gering wie möglich halten – so werden hier seit Gründung alle Tätigkeiten im ausgehenden Rechnungswesen komplett digital betrieben. Aufgrund gestiegener Auftragslage und damit einhergehendem Verwaltungsmehraufwand habe ich nach Verbesserungsmöglichkeiten gesucht. Fündig geworden bin ich bei „Billomat“, einem deutschen Anbieter für online-basiertes Rechnungswesen inkl. Eingangsrechnungen. Das war für mich auch der springende Punkt, von smallinvoice zu Billomat zu wechseln. Eingangrechnungen, egal ob von Papier oder digital, werden automatisiert gescannt und abgelegt. Super bequem und vor allem sicher. Die Daten können in diverse Cloud-Speicher-Dienste überführt werden. Damit gelangen wir an Verbesserungspunkt zwei. Mit Office 365 und Microsoft Flow wird sämtliche  Kundenkorrespondenz, jede Mail, und jedes weitere auftragsrelevante Dokument rechtskonform archiviert und vor Verlust geschützt. Für nicht einmal 30 EUR im Monat haben wir ein Sicherheitsniveau, das sich sonst nur große Konzerne mit hochkomplexen Rechenzentren leisten können. Die in Deutschland so stark verwurzelte Angst vor Cloud-Produkten ist in den meisten Fällen unbegründet und mit den richtigen Partnern auch mit deutschen Gesetzen völlig konform gehend.

Optimieren Sie ihre Abläufe mit Cloud-Produkten und Office 365 – Ich berate Sie gerne, rufen Sie an oder schreiben Sie mir eine E-Mail.